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ITB, lecciones de viaje por su cancelación

por Elsie Mendez Enriquez

Por Elsie Méndez @sabormexico

Era inminente, pero me subí al avión rogando porque no sucediera. Apenas comenzó a rodar el avión rumbo a la pista recibí el mensaje de mi contacto en Berlín “Es un hecho, ITB se cancela debido al Coronavirus”. No había marcha atrás, un largo vuelo de 10 horas me daría tiempo para pensar en las opciones A, B y creo que llegue a la Z, para ver que haría tras mi frustrada participación a la feria de turismo más grande el mundo, la cual son muchas las lecciones que me deja.

A medida que los países de todo el mundo se anticipan a una pandemia, muchos de los acontecimientos se remiten a las organizaciones mundiales de la salud para determinar su destino. ITB Berlín, la última víctima, resistió mucho después de que un brote en la vecina Italia causara el cierre de todos los eventos en las áreas afectadas a través del norte.

ITB Berlín 2020

En lugar de seguir los pasos de Italia y España en la cancelación de los eventos públicos, los organizadores de ITB Berlín fueron cautelosamente optimistas en cuanto a mantener la feria en marcha del 4 al 8 de marzo. El costo de su optimismo y las excesivas horas de discusión con los miembros del Parlamento, Consejeros y Asesores; fue altísimo, y pudo haber sido menos para muchos que confiamos en su palabra y no en nuestro presentimiento.

Este año la feria contaría con 10.000 expositores y el año pasado los asistentes ascendieron a 160.000, una asistencia prevista comparable a la del Congreso Mundial de Móviles (CMM) de Barcelona, que se había cancelado sólo unas semanas antes después de que varios expositores clave se retiraran por preocupaciones sobre el nivel de riesgo (a pesar de una incidencia local relativamente baja del virus).

El ITB de Berlín fue explícito sobre su confianza en las recomendaciones del Instituto Robert Koch y otras instituciones sanitarias mundiales. La lógica de su recomendación era que, en ese momento, no había habido ninguna “prueba de circulación viral sostenida”. En otras palabras, sólo había 21 casos confirmados de coronavirus en el país y nadie había encontrado que se extendiera más allá de eso.


La realidad es que ya se había vuelto virtualmente imposible predecir dónde se producirían los próximos brotes, y sin pruebas exhaustivas de prevención, el período de incubación del virus significaba que cualquier brote sólo se descubriría dos semanas o más después de que ocurriera.

Teniendo en cuenta que el número total de casos confirmados a nivel mundial es aproximadamente la mitad de lo que la ITB de Berlín esperaba que asistieran, el peor de los casos de un evento de súper propagación podría ser catastrófico para los sistemas médicos que tienen que lidiar con las secuelas. Imagínense a los casi 160 mil personas que asistiríamos en cuarentena metidos en los hoteles, junto con los empleados y los locales rogando a Dios no haber estado junto a un portador durante un trayecto en el metro.

Tarifas bajas vs Tarifas flexibles cuando asistes a un evento como ITB

Una de las cosas que aprendí de este viaje es que las grandes pérdidas que sufrimos los periodistas independientes es el no poder hacer cambios en nuestros vuelos y reservas de hotel. Si bien asistimos por nuestro propio interés a ferias como ITB, sin el apoyo de los organizadores más que con la acreditación, nos sentimos como abandonados. La mayoría de las aerolíneas se hicieron de la vista gorda con todos los periodistas para cambios en sus vuelos, esos mismos a los que casualmente luego recurren para rogar por una nota en los medios que representan; y ni que decir de los hoteles que con la mano en la cintura dijeron que con la pena pero no habría reembolso.

Es claro que si somos nosotros mismos quienes cubrimos con los gastos de transportación y hospedaje para asistir, debemos pensar en todas las eventualidades que conlleven a la cancelación del viaje, no solo por una gran epidemia como lo es ahora con el Coronavirus, también por situaciones de fuerza mayor te indole familiar o profesional.

Para eventos como este es importante que consideremos o un seguro de viaje que nos proteja para poder hacer los cambios ante una situación de crisis como la cancelación del evento. Aquí es donde aplica “Lo barato sale caro”.

Negociar bien los pros y contras de pagar por adelantado el hotel, y hacer reservas con sistemas que te ofrecen la cancelación gratuita o sin penalizaciones tan altas es también una opción importante al momento de planear un viaje. Yo pude cancelar mi hotel por 10 noches, y me moví a otro por solo dos noches. Aunque este último, con todo y que el anuncio había sido oficial y por todos los medios, siguió dejando sus tarifas altas porque sabía que muchos estarían en la misma situación que la mía, buscando dónde quedarse mientras decidían que harían de su vida. Muy mal por todos ellos.

A buen tiempo buena cara

Una y otra vez me repetía la gente que ya me la tomara con calma y la disfrutara, pero tal vez mucho no entienden que cuando uno viene a un viaje de negocios trae una idea y planeación en mente que incluye un presupuesto para viáticos que ahora tiene que replantear y considerar que tal vez se vaya al doble o triple de lo que habías considerado.

Antes que nada tuve que dejar que mi cabeza descansara y sentarme a ver las posibilidades y alternativas que tenía frente a mí, como la de quedarme en esa ciudad o moverme a otra donde tal vez el gasto de hospedaje y alimentos no es tan alta. Amigos, familiares, y contactos son vitales para estos momentos ya que ellos se convierten en ese oasis en medio del desierto, y la mano que se extiende para recordarnos que no estamos solos y hay una forma de hacer que el trago amargo se convierta en dulce.

Cuánto es mi presupuesto y como puedo distribuirlo de manera que la pase bien y sin regresar con deudas innecesarias. Eso también es parte de lo que se debe de pensar para replantear nuestros siguientes pasos y movimientos. Con esto muy claro, entonces podemos buscar a donde movernos, y que actividades gratuitas ofrecen en la ciudad que nos hagan pasar un tiempo divertido, sin la culpa de estar gastando de más cuando no eran vacaciones a lo que uno venía.

Y por favor, si alguien más esta “pagando su viaje” asegúrense de que les den los viáticos antes de salir de su ciudad de origen. Yo aprendí que a) no debo y no puedo financiar a los demás b) siempre tengo que pensar en un extra o tener un presupuesto de gasto de viaje que me ayude a sostenerme en caso de una eventualidad como esta. Aunque no deben olvidar que se cancele o no el evento, la empresa esta obligada a pagar los gastos del viaje si no fue responsabilidad de ustedes el cambio de planes.

Para este viaje originalmente tenía programado gastar en solo una comida al día que variaba entre los 15 y 20 euros, y después resulto que tenía que pagar tres en vez de una. Prevenir es mejor.

Estén pendientes de lo que se publica en las redes y la misma página del evento, esto es porque muchas personas organizaron reuniones para conocerse y llevar a cabo un networking que ayudara a no haber viajado en vano. También porque se dan opciones para realizar las juntas y conexiones que es la base fundamental de la participación de muchos. Tal vez no los vean en persona, pero existe la posibilidad de una videollamada y el poder enviarles y compartir lo que pensaban presentar en el evento

CONCLUSIÓN

La situación del coronavirus está evolucionando rápidamente, y la retórica general ha empezado claramente a cambiar, pasando de la idea de seguir como de costumbre a la necesidad de una acción más firme en todo el mundo.

La decisión de cancelar la ITB de Berlín no fue producto de una revelación sobre el nivel de riesgo, sino que fue consecuencia de no poder cumplir con un requisito establecido por una autoridad sanitaria local, pero tenemos que examinar esos requisitos de manera crítica y en un contexto mundial, evaluándolos en relación con otros enfoques. Si bien las secuelas financieras de la cancelación de grandes eventos como el ITB de Berlín se sentirán seguramente junto con otros impactos económicos debidos al coronavirus, esto habla de la gravedad de la situación.

Si consideran viajar a un evento como una feria, expo, congreso, tomen en cuenta que no estará en sus manos la cancelación del mismo. Buscar tarifas que nos den flexibilidad en los cambios resulta ser más económico que las que terminan por ser una perdida absoluta de nuestro dinero.

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